Les gestionnaires de copropriété constituent la principale autorité administrative au sein d'une copropriété donnée. Ils sont choisis par la société de propriétaires ou le comité exécutif. Plutôt que de s'opposer à la corporation des propriétaires, les gérants de copropriété travaillent main dans la main avec eux pour s'assurer que la communauté est bien gérée. Leur embauche est basée sur le besoin de leur expertise en matière de gestion efficace des copropriétés. Voyons maintenant quelles sont les fonctions d'un gestionnaire de copropriété.
L'étendue du rôle d'un gestionnaire de copropriété est spécifique à la copropriété dans son ensemble. Leurs responsabilités ne s'étendent pas à la gestion de lots individuels au sein de la communauté. Au contraire, leurs obligations se limitent aux zones reconnues comme propriété commune, tombant ainsi sous la propriété de la personne morale. Les unités individuelles ou les propriétés multiples appartenant à un propriétaire au sein de la copropriété relèvent de la compétence d'un gestionnaire de propriété.
Les fonctions d'un gestionnaire de copropriété peuvent être classées en trois catégories principales : sociale, administrative et financière. Chaque catégorie contient une liste spécifique de responsabilités que l'on peut attendre du gestionnaire. Examinons de plus près chacune d'entre elles à tour de rôle.
Des devoirs sociaux
Un gestionnaire de copropriété ne peut pas travailler dans l'intérêt de la copropriété tout en restant entièrement séparé de celle-ci. Il doit interagir avec la personne morale ainsi qu'avec les résidents en général pour maintenir une compréhension des personnes qu'il sert. Ces interactions prennent différentes formes, à la fois formelles et informelles :
- L'organisation et l'accueil d'occasions sociales qui encouragent les membres de la communauté à interagir.
- La médiation des conflits entre les parties en désaccord.
- Faire appliquer les lois qui régissent la personne morale.
- S'assurer que tout le monde est informé des règlements convenus par la corporation des propriétaires.
- Appliquer les règlements ; s'assurer qu'ils sont respectés.
- Exécuter les modifications des règlements administratifs lorsque le besoin s'en fait sentir.
Obligations administratives
En tant qu'administrateur, un gestionnaire de copropriété supervise le fonctionnement quotidien de la copropriété. Leurs responsabilités de gestion comprennent :
- Tenir des registres- ils doivent collecter et archiver tous les registres d'entretien, financiers et administratifs pertinents de manière ordonnée.
- Superviser les efforts d'entretien - Un gestionnaire de copropriété certifie que toutes les propriétés communes sont bien entretenues. Il est responsable de l'embauche de techniciens pour effectuer les tâches d'entretien et de réparation nécessaires.
- Gérer les exigences en matière d'assurance - il doit maintenir une politique valide et à jour au nom de la copropriété. En cas de réclamation, le gestionnaire de la copropriété est responsable du suivi auprès du fournisseur d'assurance.
- Traiter la correspondance - Il s'occupe de toutes les questions posées par les parties intéressées sur tout ce qui concerne la copropriété.
- Communiquer les informations pertinentes- Le gestionnaire de la copropriété agit comme une source centrale d'informations essentielles comme les demandes et les horaires des réunions, les règlements, les modifications et les décisions prises à la suite de questions et de litiges.
Gestion financière
Un gestionnaire de copropriété agit en tant que directeur financier de la copropriété. Il assume l'essentiel de la responsabilité de la gestion des fonds versés à la communauté et utilisés par celle-ci. Leurs obligations à cet égard comprennent
- La gestion de toutes les factures soumises par et payées aux entrepreneurs.
- La collecte des cotisations versées par les membres de la corporation des propriétaires.
- Créer et mettre en œuvre les budgets qui ont été approuvés par la corporation des propriétaires.
- Certifier que les primes de la police d'assurance de la copropriété sont payées à temps.
Aussi longue que soit cette liste, elle ne constitue qu'un échantillon des fonctions d'un gestionnaire de copropriété. D'autres responsabilités sont généralement incluses dans leur contrat en fonction des exigences de la corporation des propriétaires.
